Qué es un ERP

Las empresas necesitan de sistemas sencillos que permitan gestionar de una forma eficiente y rápida tareas que van desde las operaciones empresariales de producción, la logística, recursos, el inventario, llevar la contabilidad, gestionar a sus clientes, etc. Para ello, lo mejor es usar sistemas ERP, es decir, un software modular que implementa todo este tipo de herramientas para empresas y organizaciones.

Con este tipo de software, no solo automatizas y agilizas el procesamiento de estos datos sobre la empresa, también permiten que todos esos datos estén integrados, centralizados y conectados entre sí para realizar análisis mucho más fácilmente. No obstante, para que sea eficiente, se debe elegir el sistema ERP más apropiado, ya que no todas las empresas y tamaños requieren el mismo tipo de software…

¿Qué es un ERP?

El término ERP (Enterprise Resource Planning) hace referencia a un sistema de planificación de recursos empresariales, como su propio nombre indica. Es decir, una serie de herramientas de software que pueden tratar los datos de distintas actividades del ámbito empresarial, desde la propia producción, hasta los recursos humanos, pasando por el inventario, logística, etc.

A pesar de que suponen una consistente inversión inicial para las empresas (en muchos casos), son bastante importantes en un sector cada vez más digitalizado. De hecho, según estudios de Panorama Consulting realizados en 2013, más del 40% de las empresas que se deciden a implementar un sistema ERP notan que su productividad aumenta, lo que se traduce también en mayores ganancias.

El motivo de estos beneficios se apoya sobre los pilares fundamentales del sistema ERP, que son:

• Optimizar procesos empresariales de diversa índole.
• Facilitar el acceso a los datos y mayor control sobre ellos.
• Capacidad de análisis de los datos y compartición gracias a su base de datos centralizada.
• Resolución de problemas contables, logísticos, fiscales, y mercantiles, más fácilmente.
• Reingeniería de procesos. Proceso por el cuál la empresa debe modificar algún proceso para poder orientarlo al sistema ERP, lo que supone un coste inicial, pero termina mereciendo la pena.
• Flexibilidad. Estos sistemas ERP suelen ofrecer bastante flexibilidad para adaptarse a diversos tipos de empresas, clientela, etc., con una adaptación mediante parametrización.
• Facilitan el desarrollo personalizado de la empresa, aunque pueden resultar complejos y complicados al comienzo.

Además, al ser sistemas globales permiten centralizar gran cantidad de tareas que sin este tipo de software estaría dispersa y sin ningún tipo de interrelación para su análisis. Por tanto, hablamos de suite de software bastante complejas y que suelen seguir una arquitectura modular (véase Tipos de ERP).

Tipos de ERP

Los sistemas ERP se pueden dividir en varios tipos o categorías en función de varios puntos de vista. Por ejemplo, se puede observar su arquitectura para identificar tres tipos fundamentales enter los que se encuentran:

• Modulares: evidentemente estos sistemas ERP son muy complejos, tienen gran cantidad de partes y herramientas para dar esa solución integrar y centralizada de la que he comentado antes. Por ello, suelen ser en su mayoría modulares. Cada uno de los módulos tiene una función dentro de la suite. Por ejemplo, un módulo puede usarse para la logístia, otro puede estar destinado a la contabilidad, rrhh, otro a ventas, inventario, control del almacén, etc. Es decir, el desarrollador del software ERP lo aporta todo.
• Configurables: este tipo de software ERP se puede adaptar a las distintas necesidades de la empresa mediante el desarrollo de nuevas funciones. Para ello, integran APIs o entornos de desarrollo para que los programadores puedan crear las funciones que necesita una empresa y adaptar el ERP a lo que se busca. Estos son más reducidos, y evitan incluir algunas partes que no todas las empresas necesitan, pero necesitan del personal adecuado para el desarrollo y los costes que ello implica.
• Especializados: por encargo de alguna empresa que necesita un software ERP muy concreto. Es decir, no es predefinido como los dos anteriores. De esa forma se evita disponer de un paquete pesado con módulos o configurable y se centra desde cero en un producto personalizado. Este tipo es especialmente interesante para aquellas empresas cambiantes que necesitan de un ERP en constante desarrollo para adaptarse a las novedades. Otro caso de este tipo de software podría dirigirse a plataformas concretas, por ejemplo, a una arquitectura o sistema operativo concreto que use una empresa y para el que no exista software ERP.

Pero también se puede observar desde el punto de vista del alojamiento:

• Local: aquel software ERP que está alojado en el propio servidor de la empresa. Los datos siempre se mantienen en la propia empresa, lo que aporta mayor seguridad y confidencialidad. En cambio, están limitados en cuanto a escalabilidad (dependerá del servidor, si necesita ampliaciones deberás invertir en hardware) y desde el dispositivo donde se puede usar (solo donde está instalado). Los costes iniciales del on-premise suelen desglosarse en:
  • Formación: 20%
  • Licencia: 20%
  • Software: 15%
  • Consultoría: 10%
  • Mantenimiento: 10%
  • Migración: 5%
• Nube: los servicios en la nube también proveen de sistemas ERP. En este caso están alojados en servidores de terceros, y se accede desde cualquier dispositivo de forma remota. Eso permite mayor flexibilidad, y se puede escalar sin necesidad de adquirir nuevo equipamiento, pero tiene sus riesgos. Por ejemplo, no tienes el control directo de los datos, ya que los dejas en manos del propietario del centro de datos donde se aloja la plataforma que usas. Además, necesitan de conexión a Internet en todo momento. En este caso, los costes se desglosan en:
  • Suscripción al servicio: 30%
  • Consultoría: 25%
  • Formación: 25%
  • Migración: 20%

Según las soluciones que abarca, el sistema ERP podría ser:

• Horizontales: son sistemas ERP más genéricos, que abarcan gran cantidad de funciones para adaptarse a todo tipo de empresas. Estos son los de tipo modular, y si se quieren personalizar puede resultar algo más caro y compejo.
• Verticales: son más específicos para ciertas empresas de algunos sectores concretos. Intentan cubrir las necesidades de un tipo específico de empresa. Por ejemplo, los hay dirigidos solo a industria, otros a comercios, otros al sector alimentario, otros al sector de la salud, hostelería, etc. Pueden ofrecer mejores soluciones para estos casos concretos, pero son menos flexibles, y su mantenimiento e implementación puede ser costoso.

Desde el punto de vista del desarrollo se puede diferenciar entre sistemas ERP:

• Privados o propietarios: es un tipo de software desarrollado por una empresa y cuyo código permanece oculto. Solo el desarrollador lo conoce, y eso podría tener sus desventajas, como la ocultación de funciones de espionaje, puertas traseras, recolección y reporte de datos a terceros, etc. Además, siempre hay que pagar por su uso.
• Código abierto: se basan en un modelo abierto, por lo que no hay secretos en ellos y pueden ser más seguros. Suelen ser sistemas totalmente gratuitos debido a sus licencias, o muchos más baratos en los que solo pagas el soporte técnico en caso de ser necesario. Además, al ser código abierto se pueden corregir problemas más rápidamente, modificar para adaptarlos a tus necesidades, desarrollar nuevos módulos, etc.

Por último, aunque no sea tan frecuente subdividir al ERP según el nivel o Tier, también se puede catalogar de esta otra forma:

• Tier 1: son sistemas ERP de gran tamaño. Destinados a grandes empresas (multinacionales), con gran escalabilidad, y con precios por licencia muy elevados.
• Tier 2: sistemas ERP para empresas medianas, con una relación funciones/precio más adecuada que los Tier 1.
• Tier 3: son sistemas ERP más básicos, destinados para pequeñas empresas, y con precios más asequibles.

Ventajas

Una empresa que decide implementar un sistema ERP podría notar algunas ventajas bastante interesantes, sea cual sea su tamaño. Entre las principales ventajas se encuentran:

• Automatiza los proceso de la empresa.
• La información está disponible de forma centralizada en una sola plataforma.
• Bases de datos integradas para gestionar todos los datos de la compañía desde un mismo software.
• Ahorro de tiempo y costes.
• Posibilidad de aplicar soluciones BI (Business Intelligence), es decir, soluciones que permiten realizar informes sobre el estado de la empresa mediante los datos del sistema ERP.

Desventajas

Por supuesto, como todo sistema tiene sus desventajas. El software ERP tiene un impacto sobre la empresa, aunque en la mayoría de los casos los beneficios obtenidos por su implementación hacen que merezca la pena. Entre las desventajas destacables están:

• Los costes del software ERP es una de las principales desventajas (si no es open-source). Además, a mayor nivel de personalización, mayores serán los costes.
• Costes indirectos, como la necesidad de formación para poder usar el software, contratación de personal adecuado, etc.
• Necesita de una infraestructura adecuada, es decir, de un servidor donde instalar el software. En su defecto se puede usar por contratar un servicio en la nube, pero implica un coste y exportar los datos fuera de la empresa a un servidor de terceros.

¿Necesita mi empresa un ERP?

Un sistema ERP es adecuado para todo tipo de empresas, de cualquier sector, y tamaño. Bien implementado puede ser beneficioso tanto para pymes como para multinacionales. Por tanto, la respuesta suele ser siempre afirmativa. Pero la estrategia de selección del sistema y su implementación debe ser la adecuada si no se pretende hacer una inversión inicial que no lleve a grandes beneficios.

También necesitará de un feedback o revisión constante, para saber si puede mejorarse, escalarse, o necesita alguna adaptación debido a algunos cambios de la propia empresa. Solo así garantizas que el sistema ERP está reportando los beneficios que se espera de él. Es decir, tanto antes de su implementación, como durante y después, se debe vigilar los siguientes puntos para saber que todo funciona correctamente:

1. Evaluar los resultados que se deben obtener con la implantación de un sosftware ERP.
2. Definir el modelo de negocio/gestión de la empresa en cuestión.
3. Trazar un plan o estrategia de implementación.
4. Revisar la infraestructura TI de la empresa para alinearla con el ERP.
5. También la capacitación del personal para poder usar este software. Es probable que haga falta entrenamiento o formación.
6. Análisis de los cambios aportados y si ha merecido la inversión inicial de hardware y software para el ERP. Actualmente, las soluciones cloud tipo SaaS permiten disponer de todo lo necesario a buenos precios, sin necesidad de un servidor propio ni mantenimiento.
7. Control de calidad. Ten en cuenta que los errores que se puedan cometer en ciertas áreas podría tener consecuencias o repercusión en otras áreas debido a la interoperabilidad que permite el ERP.
8. Auditorías para comprobar los beneficios de su implementación.

Si te preguntas por el tiempo para la implementación de un ERP, lo cierto es que no hay una respuesta sencilla. Dependerá de cada caso, pero las estimaciones medias para un on-premise (local) suele ser de entre 6 meses y 1 año. En cambio, para los servicios cloud (nube) es bastante más rápido e intuitivo, acortándose a unas cuantas semanas.

Riesgos

Por último, no me gustaría terminar este apartado sin agregar algo más, y es sobre los posibles riegos que podrían derivar de una implementación del ERP. Se pueden destacar algunos frecuentes si no se hace un proceso de adaptación e implementación adecuado, como:

• El software ERP elegido no es el adecuado y no cubre las necesidades básicas de la empresa. Si es de código abierto y gratuito no supondría pérdidas económicas, solo temporales. Pero si es propietario se habría pagado por una licencia inadecuada.
• Migración de datos defectuosa. Si no se migran bien los datos de la plataforma o base de datos anterior podrían perderse algunos o no adaptarse al nuevo formato. Eso necesitaría de procesos de adaptación y métodos para evitar posibles pérdidas (p.e. backups o copias de seguridad).
• Falta de personal adecuado o mal formado. Por muy bien que esté trazado el plan y por muy bueno que sea el ERP, si no se sabe utilizar servirá de poco.
• Costes ocultos desorbitados. Si no los has contemplado, puede que te topes con cifras que no tenías previstas. Por eso es importante un análisis previo a la implementación del ERP.
• Retrasos. Si el calendario de implementación no se ajustaba a los plazos reales, puede que se demore más su puesta en marcha con todo lo que ello implica.

Ejemplos de ERP más usados

En el ámbito del software ERP existen dos líderes mundiales indiscutibles. Uno de ellos es la empresa norteamericana Oracle, y el otro es la alemana SAP. No obstante, también existen otros desarrolladores con importantes cuotas de mercado, como Microsoft, Sage, etc.

Para ayudarte a elegir el software más adecuado, deberías conocer al menos los sistemas ERP más conocidos que existen en la actualidad…

SAP ERP

La alemana SAP es uno de los desarrolladores de software empresarial más poderosos e importantes del mundo. Dedicada en exclusividad a este tipo de software, con productos tan interesantes como su sistema ERP que puede dividirse en varios productos interesantes:

• SAP ERP: es un software on-premise robusto, completo, y con la garantía de SAP. Sirve para controlar ventas, fabricación, compras, servicios, finanzas, recursos humanos, etc. Ideal para grandes empresas.
• SAP Business One: es un software ERP orientado para pymes. Con una gran capacidad de control para hacer crecer el ritmo del negocio, implementación on-promise o en la nube, innovación, facilidad y rápida implementación.
• SAP Business ByDesign: es un sistema de planificación que está totalmente integrado en la nube, por tanto es un sistema SaaS. Permite el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y navegador. Incluye CRM, gestión financiera (FI), de proyectos (PS), logística (SCM), proveedores (SRM), recursos humanos (HCM), apoyo de gestión ejecutiva y conformidad. Ideal para pymes.
• SAP Business All-In-One: una de las mejores soluciones del mercado para medianas empresas. Como su propio nombre indica, es un software ERP completo, rápido de implementar, con menor coste, y modular.

Oracle ERP

Oracle es la empresa que cuenta con la mayor cuota de mercado en la actualidad. Por tanto, es el servicio ERP más usado entre los propietarios. Puedes usar sus diversas soluciones como Oracle J.D. Edwards EnterpriseOne u Oracle EBS (E-Business Suite).

La primera es una plataforma orientada a potenciar la innovación en la empresa, con todo lo necesario para satisfacer a los clientes que buscan una solución simplificada y moderna. Se puede adaptar a todos los usuarios y necesidades, con las últimas tecnologías para mejorar la productividad.

La segunda es una completa suite compatible con los modelos comerciales en constante evolución, buscando también impulsar la productividad y con todas las innovaciones que se esperan de una plataforma moderna. Cuenta con más de 30 años que avalan su experiencia, con una gran cantidad de funciones y con una excelente integración con Oracle Cloud.

Microsoft Dynamics

Microsoft ha desarrollado su software Dynamics, que se puede encontrar en varias versiones. En este caso es un software propietario que incluye software ERP y CRM, todo en una sola plataforma. Lo que ha hecho la compañía de Redmond es integrar varias herramientas en una sola suite para que todo tipo de negocios encuentren lo que buscan.

Dentro de este sistema se pueden encontrar algunas variantes como:

• Microsoft Dynamics 365: es el servicio en la nube con las características de Dynamics, pero con las ventajas de estar alojado.
• Microsoft Dynamics NAV: esta suite era la que se conocía anteriormente como Navision, y es un ERP con base de datos Microsoft SQL Server, especialmente diseñado para Windows, y con capacidades financieras, de ventas y marketing, compras, almacén, control de producción, gestión de proyectos, planificación de recursos, área de servicio, y recursos humanos.
• Microsoft Dynamics AX: es otro miembro de la familia Dynamics, en este caso está adaptado a empresas de mayor tamaño que NAV. Es decir, ofrece características similares a NAV pero a gran escala.

Odoo ERP

Odoo (anteriormente OpenERP y antes de eso conocido como TinyERP), es uno de los mejores sistemas ERP de código abierto que los puedes obtener bajo licencia LGPL y de forma totalmente gratuita. Aunque también existe una versión empresarial bajo licencia comercial y de pago que puede ser una alternativa que tiene poco que envidiar a SAP ERP y Microsoft Dynamics.

Este software todo en uno incluye también un CRM, sitio web, plataforma e-commerce, modulos para facturación, contabilidad, control de producción, gestión de almacenes, gestión de proyectos, logística, inventario, etc. Además, desde la versión 6.0 se distribuye ahora como un servicio (SaaS).

Sage Murano

Sage Murano era uno de los sistemas ERP clásicos, siendo de los más usados junto a SAP, Oracle y Microsoft. Por tanto, es una plataforma en la que confían muchas empresas para su gestión, y no te defraudará.

En la actualidad, este software Murano ha evolucionado hasta un nuevo ecosistema de soluciones integrales que aportan mayor valor a tu empresa gracias a Sage 200cloud, el servicio en la nube de Sage. Permite mejorar el rendimiento y productividad empresarial, integra Microsoft 365, permite toma de decisiones en tiempo real, es escalable 100%, fácil de usar, y cuenta con un excelente soporte técnico.

Wolters Kluwer a3 ERP

Este software de gestión integral está entre los más usados. Esta suite ERP es eficiente, con una sola base de datos centralizada que evita duplicaciones y errores. Por supuesto, es un sistema muy escalable, con varias versiones y oferta de módulos.

Y si te preocupa su implementación y adaptación, es un software muy fácil que no necesita de un trabajo demasiado complejo para saber controlarlo. Es altamente intuitivo.

Otros ERPs en la nube

A parte del servicio en la nube de Microsoft, también existen otras alternativas como:

• Aqua: es un software ERP en la nube muy completo, con buenas prestaciones. Pero no es recomendable para empresas de más de 50 usuarios.
• Libra: tiene todo en un solo paquete, adaptable, y no necesita grandes inversiones. En cambio, su implementación es compleja y necesita soporte técnico.

Otros open-source

Existen otros software ERP de código abierto bastante recomendables que deberías conocer, además de todos los anteriores. Pueden ser buenas alternativas gratuitas, y algunos tiene poco que envidiar a las mejores plataformas de pago:

• ADempiere: es un sistema integrado ideal para pequeñas y medianas empresas. Está bajo licencia GPL y tiene soporte multiplataforma para Linux, Unix, macOS, Windows, y dispositivos móviles
• Apache OFBiz: completa suite para empresas para personalizar el ERP a sus necesidades. Permite el uso modular.
• Dolibarr: otro software de gestión ideal para pymes, con posibilidad de instalar nuevas funciones mediante add-ons desde su tienda, y bajo licencia GPL.
• ERPNext: es un software bastante clásico, diseñado desde cero y especialmente pensado para pymes. Admite prueba gratis o suscripción para usar el servicio alojado.
• Metafresh: otro software ERP basado en Java como ADempiere, lo que posibilita su uso en multiplataformas. Está bajo licencia GPL y permite una suscripción alojada en sus servidores para 1-100 usuarios.
• Tryton: está basado en TinyERP, y es popular gracias a la flexibilidad que aporta.
• Axelor ERP: posee bastantes herramientas para la gestión, por lo que es un completo sistema ERP. Está distribuido bajo licencia AGPL y se puede usar desde una imagen de Docker también.