Notion como CRM: guía avanzada, trucos reales y ejemplos actualizados

¿Estás buscando una forma inteligente de convertir Notion en tu propio CRM, sin depender de costosos programas o herramientas poco flexibles? Seguramente ya te has topado con vídeos, plantillas oficiales y alguna que otra opinión de usuarios en foros, pero tal vez sigas sin tener claro si esta es la solución que necesitas o cómo implementarla de verdad para tu negocio. Aquí vas a descubrir, de manera clara y estructurada, cómo aprovechar al máximo Notion como un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM), tanto a nivel de ventajas, pasos de implantación y trucos que realmente funcionan, unificando las ideas de quienes ya lo emplean y sumando algunos consejos prácticos para que, cuando termines de leer, sepas exactamente cómo montar el CRM ideal para ti.

El auge de Notion como CRM no es casualidad: las empresas y profesionales independientes buscan cada vez más soluciones ágiles, personalizables y, sobre todo, fáciles de mantener, frente a los CRM tradicionales o a las limitaciones de las hojas de cálculo. En este artículo vas a encontrar todo lo que necesitas saber para montar tu propio sistema de clientes en Notion, recogiendo lo mejor de las plantillas, guías y experiencias reales – ya sea que quieras un sistema básico o planees un entorno más ambicioso incorporando gestión de proyectos, tareas y ventas.

¿Por qué Notion puede ser tu mejor aliado como CRM?

Un CRM (Customer Relationship Management) es el corazón de cualquier negocio orientado a clientes. Su razón de ser es muy sencilla: organizar, automatizar y centralizar toda la información y actividades relacionadas con clientes, ventas, marketing y atención. La buena gestión de esta información es la que te permite no perder oportunidades, mejorar la satisfacción de tus clientes y tomar decisiones más inteligentes. Y aquí entra en juego Notion.

La ventaja fundamental de Notion está en su flexibilidad. No te obliga a ceñirte a una estructura predefinida, sino que puedes adaptarlo exactamente a tus necesidades, desde un pequeño freelance que lleva una cartera de 10 clientes, hasta equipos completos que gestionan cientos de prospectos y proyectos. Además, elimina las barreras técnicas: su sistema «no-code» hace que cualquier usuario pueda crear bases de datos, relaciones, vistas personalizadas y automatizaciones ligeras sin tener que pelearse con desarrollos a medida ni aprender a programar.

Un vistazo rápido a la evolución de los CRM

Conviene entender cómo hemos llegado hasta aquí. En los años 80, lo habitual era usar bases de datos sencillas, que empezaron simplemente como listas de clientes y sus datos básicos. Con la llegada de los 90, marcas como Salesforce revolucionaron el mercado con soluciones dedicadas de CRM enfocadas en grandes empresas, incorporando herramientas de ventas y marketing en un mismo sistema.

En la actualidad, los programas de CRM van mucho más allá del simple almacenamiento: integran inteligencia artificial, analíticas avanzadas, automatizaciones y, en muchos casos, se han convertido en herramientas indispensables aunque, eso sí, a menudo a un coste elevado y con una curva de aprendizaje considerable. Por eso, alternativas como Notion han ganado fama, al conjugar personalización, facilidad de uso y coste muy reducido o, incluso, nulo.

¿Qué opciones existen y dónde encaja Notion?

La elección tradicional suele estar entre:

• CRM comerciales dedicados: muy potentes y completos, pero muchas veces costosos, complejos de implementar y poco flexibles, sobre todo para negocios pequeños o necesidades cambiantes.
• Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets): accesibles y fáciles, pero se quedan cortas en cuanto a control de relaciones, vistas segmentadas, trabajo en equipo y automatizaciones.
• Soluciones intermedias como Notion: permiten diseñar tu propio flujo de trabajo, añadir solo los campos o tablas que necesitas y adaptar el sistema sobre la marcha.

Notion permite obtener lo mejor de ambos mundos: con una interfaz simple, bases de datos relacionales, colaboración en tiempo real y la capacidad de añadir integraciones según crezcan tus necesidades.

Principales ventajas de usar Notion como CRM

¿Qué diferencia a Notion del resto de soluciones?

• Personalización total: diseña el sistema de clientes que desees, desde lo más básico hasta lo más avanzado, con la estructura de datos que más te convenga.
• Interfaz sencilla y visual: su navegación es intuitiva, lo que permite a cualquier usuario crear, ver y modificar registros sin complicación.
• Colaboración y control: trabaja en equipo, mantén actualizada la información y comparte bases de datos o páginas con quien elijas.
• Integración con otras herramientas: conecta Notion con Google Calendar, Slack o Mailchimp usando herramientas de automatización (como Zapier o Make), ampliando sus funcionalidades de gestión de clientes.
• Vistas personalizables: accede a tu información en formato tabla, kanban, calendario o listas filtradas, según lo que necesites en cada momento.

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Cómo crear tu CRM en Notion: paso a paso

Ahora que tienes claro el enfoque, vamos a ver cómo se puede montar un CRM en Notion desde cero, para que no te dejes nada en el tintero:

1. Define tus necesidades: ¿qué información es clave para tu negocio? ¿Solo nombres y contactos o quieres hacer seguimiento de propuestas, ofertas, tareas y proyectos?
2. Crea un espacio dedicado en Notion: abre una nueva página (puedes usar una plantilla como las que ofrece Notion o cualquier otra comunidad).
3. Establece las bases de datos principales: lo habitual es contar con al menos una tabla para Clientes, otra para Oportunidades o Propuestas y posiblemente una tercera de Actividades o Tareas. Puedes añadir también Servicios, Empresas o Proyectos según tus necesidades.
4. Configura campos personalizados: incluye la información esencial: nombre, correo electrónico, teléfono, estado, responsable, fecha de alta, notas, y añade cualquier otro campo relevante a tu proceso comercial (última actualización, fuente de contacto, valor potencial, etc.).
5. Organiza la información: utiliza filtros y vistas para mostrar solo lo necesario en cada momento: clientes activos, oportunidades abiertas, tareas pendientes, etc.
6. Relaciones entre bases de datos: vincula clientes con oportunidades, propuestas con tareas o empresas con contactos mediante los campos de relación de Notion. Así tendrás una visión completa y contextualizada.
7. Revisa y ajusta tu sistema: a medida que lo uses, irás descubriendo qué campos sobran y cuáles faltan. La clave está en ir modificando el CRM conforme evolucionan tus necesidades.

Consejo extra: aprovecha las plantillas compartidas por la comunidad. Existen recursos gratuitos y pagos con estructuras predefinidas, como el «Ultimate Task and Project Management Template» de Thomas Frank, que puedes adaptar y mejorar a tu ritmo.

¿Qué campos incluir en tu CRM de Notion?

Para que el CRM funcione bien desde el primer día, debes decidir qué información es esencial y cuál es opcional. Aquí tienes una base típica basada en experiencias reales:

Campos fundamentales

• Nombre del cliente o empresa
• Correo electrónico
• Teléfono
• Estado (prospecto, activo, inactivo, cerrado…)

Campos avanzados o complementarios

• Fecha de alta
• Última interacción
• Responsable asignado
• Notas o comentarios
• Fuente de adquisición
• Valor potencial (importe estimado)

En la práctica, puedes ir sumando más campos a medida que detectes necesidades: fechas clave, sector, servicios contratados, información de facturación, etc. La flexibilidad de Notion te permite hacerlo en cualquier momento, sin romper tu sistema.

Gestión de tareas y acciones comerciales: cómo organizar el seguimiento

Un CRM efectivo no solo almacena datos, sino que te ayuda a actuar sobre ellos. Así que, además de la base de clientes, conviene montar una tabla de tareas o acciones comerciales:

• Acciones o tareas relacionadas a clientes específicos: llamadas, emails, seguimientos, reuniones, envío de presupuestos, etc.
• Campos sugeridos en la tabla de tareas: título, fecha prevista, estado, responsable, cliente relacionado.

Estas tareas pueden estar vinculadas a la tabla de clientes mediante una relación, de forma que en cada ficha de cliente puedas ver todas las acciones pendientes y el histórico de actividad.

Categorizando acciones comerciales

• Contacto inicial
• Seguimiento
• Envío de propuestas/ofertas
• Cierre de ventas

Filtra o agrupa las tareas usando estos estados y utiliza la vista Kanban para moverlas de una fase a otra visualmente, replicando los embudos comerciales clásicos de cualquier CRM profesional.

Personalizando vistas en Notion: muestra la información a tu manera

Uno de los superpoderes de Notion es que puedes ver la misma información de formas diferentes. Algunos ejemplos útiles, según cómo prefieras trabajar:

• Vista de tabla: ideal para revisar rápidamente todos los registros y editarlos en bloque.
• Vista Kanban: perfecta para clasificar clientes u oportunidades por estado, etapa del proceso o responsable.
• Vista calendario: muestra acciones o contactos programados, para que no se te escape ninguna cita importante.

Personaliza aún más ocultando columnas en cada vista, cambiando iconos, colores o filtros para ver solo lo que realmente te interesa (por ejemplo, solo clientes activos o tareas pendientes esta semana).

Integrando la gestión de proyectos y ventas: un plus añadido

Una de las grandes diferencias entre usar Notion y otras plataformas es que puedes unificar el CRM con tu gestión de proyectos y tareas en el mismo espacio de trabajo. Por ejemplo, puedes conectar la tabla de oportunidades con la de proyectos, de forma que cuando cierras una venta automáticamente se crea un nuevo proyecto y puedas hacer seguimiento de horas, responsables y tareas asociadas.

Utiliza templates avanzados o crea los tuyos propios: según la experiencia de Emiliano Pérez Ansaldi (leer su experiencia aquí), lo más recomendable es aprovechar plantillas como «Roadmap» o el template de Thomas Frank, personalizarlas y añadir las relaciones con tus tablas de CRM, lo que permite tener una visión global de proyectos, tareas y clientes desde un solo dashboard.

¿El resultado? Todas tus propuestas, clientes, servicios y tareas conectados y visibles en paneles Kanban o tablas de seguimiento. Incluso puedes calcular automáticamente presupuestos y horas usando fórmulas sencillas dentro de Notion.