SGA o WMS

En la industria se necesitan soluciones para cada uno de los aspectos que intervienen en el proceso de la actividad que ejerce la empresa. Eso va desde la producción, hasta la logística, pasando también por la gestión de los almacenes. Actualmente, el software SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) permite automatizar y optimizar estas tareas de almacenamiento de materia prima o el producto final.

En muchas ocasiones, el SGA viene como un módulo o función específica dentro del software ERP que analizamos en un artículo anterior. Pero, no todas las industrias necesitan un ERP integral, y optan por soluciones algo más flexibles usando un software específico para sus almacenes. Sea como sea, aquí intentaré descifrar todas las claves y características de este tipo de software y cómo podrían ayudar a una empresa.

¿Qué es un SGA?

Un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) o WMS (Warehouse Management System) es un software diseñado específicamente para gestionar y controlar la actividad desarrollada en un almacén, así como el material almacenado en éste. Eso pasa por controlar aspectos tan fundamentales como:

• Determinar las ubicaciones de cada producto en un almacén.
• Almacenar los materiales de una forma más eficiente, tanto a la hora de catalogar los productos como también para ahorrar espacio.
• Hacer que los operarios o maquinaria pueda mover los materiales de una forma más rápida.
• Gestionar las entradas y salidas de material para determinar el stock.
• Optimizar la preparación de paquetes.
• Capacidad de gestionar múltiples almacenes de una forma centralizada.

Puntos clave para mejorar el sistema de almacenamiento de una empresa y hacer que se agilicen los métodos de trabajo. Esto es importante en un almacén pequeño-mediano, pero lo es aún más en almacenes de gran tamaño, donde la capacidad humana no es suficiente para llevar un control absoluto de todo.

Por ejemplo, imagina los almacenes logísticos de Amazon. Son naves de miles de metros cuadrados con millones de paquetes circulando a través de distintos puntos para ser enviados a los clientes, o los que vienen devueltos, así como los que se mantienen almacenados. Sin un software eficiente, esto sería un total caos. No se podría llevar un control de todo el inventario, ni localizar los paquetes de forma eficiente, se necesitaría mucho más espacio para almacenar todo, y los clientes recibirían los pedidos con mucho retraso.

El almacén de Amazon ubicado en Illescas, es uno de los que tiene Amazon en España. Y es uno de los centros logísticos más importantes de la empresa en nuestro país. Con miles de metros cuadrados, cientos de operarios, y con capacidad de gestionar más de 180.000 paquetes diarios. Una tarea logística titánica que sería imposible sin el secreto mejor guardado de Amazon, su software SGA propio.

Tipos de SGA

No existen muchos tipos de SGA, solo 3 fundamentales. Además, no tienen demasiado misterio, solo debes saber que existen estas tres variantes fundamentales:

• Standalone o únicos: software SGA específicamente dedicado a esta tarea. Algunos de estos programas son desarrollados por las empresas que los usan para adaptarse de la mejor forma a la actividad que hacen, en vez de contar con un software desarrollado por un tercero. Es el caso de Amazon.
• Integrados: son aquellos que se integran en otros sistemas, como los ERP. Permiten tener un sistema centralizado para todos los aspectos de la compañía, lo que puede ser una gran ventaja. No obstante, puede que este caso no sea el más flexible para todo tipo de industrias.
• Módulos: algunos se presentan como módulos que pueden ser agregados a otros paquetes de software.

Por supuesto, como suele ocurrir con muchos paquetes de software, también existen sistemas integrados en la nube (SaaS) listos para usar cuando los necesites sin tener que instalar nada en local, sistemas SGA de código abierto y libres, así como gratuitos…

Mejores SGA o WMS

Una duda muy recurrente que surge es sobre cuál es el mejor paquete o solución SGA. Como ocurre con cualquier software, hay varias alternativas disponibles, y aunque las diferencias no son demasiado grandes en algunos casos, sí que puede haber detalles que marquen la diferencia entre un software y otro.

Por eso, para que puedas guiarte mejor en la elección, debes saber cuáles son los 10 mejores programas SGA que existen ahora en el mercado:

• Fishbowl Inventory: software muy provisional con capacidad de extender sus capacidades mediante plugins. Su precio es de unos 4,395$ por usuario y anualmente, por lo que no es una solución barata para pymes. Especialmente bueno para grandes almacenes de logística y manufactureras.
• NetSuite: otro de los mejores software SGA existentes, con una estrategia centrada en en la entrega y recogida. Ideal para la industria de la alimentación, sanitaria, manufactura, etc.
• 3PL Warehouse Manager: software profesional especialmente diseñado para los vendedores de e-commerce, 3PL, retail, e industrias manufactureras.
• Softeon: otro de los grandes paquetes SGA disponibles para manufactureras, 3Pl, retail, y también para industrias especializadas en la tecnología y la electrónica. Con una estupenda integración para el manejo del material con sistemas automatizados.
• Infor SCM: sistema con soporte para pago temprano, visualización 3D, etc. Con especial practicidad para la industria del automóvil, química, aeroespacial, defensa, moda, combustibles, salud, electrónica, alimentación, y más.
• InFlow Inventory: tiene versión de pago, con capacidad para manejar hasta 100 productos diferentes en su versión gratis. Suficiente para muchas pequeñas y medianas empresas.
• Odoo: uno de los mejores software SGA gratuitos e ilimitados en funciones. Además de tener gran cantidad de funciones, es muy flexible y de código abierto. Dispone de app móvil.
• Sortly Pro: tiene versión gratuita, con limitación hasta 100 entradas por mes, y una versión de pago barata por 40€ mensuales que se pueden permitir hasta las empresas pequeñas.
• ZhenHub: este software posee una versión gratuita limitada a 50 órdenes por mes, o una versión ilimitada por 29€ mensuales.
• Zoho Inventory: un software SGA bastante conocido, con plan de suscripción de 49€ al mes, o gratuito con limitación de 20 órdenes por mes.

Ventajas del SGA

Las grandes empresas pueden obtener enormes beneficios de implementar software SGA, pero también las pymes pueden obtener ventajas de ello.

• Centralización. La empresa que use un SGA podrá tener un software donde esté todo al alcance, sin necesidad de tener varias herramientas para diversas tareas.
• Ahorro. Permitirá un ahorro de costes humanos, almacenamiento, y también mejorar la productividad. Al reducir la tasa de fallos de coordinación, también permite reducir los costes causados por fallos en la gestión de los productos.
• Inventario. Todos los productos pueden gestionarse de forma sencilla gracias a un sistema digital y automatizado que permite actualizar la base de datos en tiempo real, para conocer el stock disponible, los elementos que han salido, lo que se necesita, etc. Esto también implica un ahorro al no comprar material que no era necesario o que haya retrasos cuando algún material se ha agotado sin que se tenga constancia de ello. Algo que los clientes agradecerán y generará usuarios satisfechos con los servicios.
• Rapidez. Permite agilizar mucho las tareas en el almacén como los sistemas de picking, movimiento de materiales, etc. Eso hace que se pueda proveer con mayor rapidez a los clientes, lo que mejora la imagen de la empresa.
• Ventajas para el e-Commerce. Son sistemas que tienen una especial importancia para los sistemas de e-Commerce, con los que se integran a la perfección.
• Datos. Al ser un sistema informático, permite almacenar datos en bbdd para que puedan ser analizados por Big Data, etc. Eso permite realizar estadísticas de los productos más vendidos, la cantidad de ventas, etc. Puede ayudar a la hora de tomar decisiones a la hora de realizar campañas de marketing, mejorar las ventas, determinar si se necesita aumentar la capacidad de almacenamiento o gestión, etc.

A pesar de la inversión inicial que necesita este tipo de sistemas SGA, en el caso de los que son de pago, la inversión se puede recuperar rápido con las ventajas reportadas. Por tanto, merecerá la pena el uso de este tipo de sistemas.

Desventajas

Como cualquier sistema, un SGA tiene sus riegos o desventajas para algunas empresas. Y eso va más allá del propio coste. A esos costes habría que agregar los necesarios para adaptar el almacén a las herramientas necesarias. Por ejemplo, si se va a usar un sistema de radio para comunicar a los operarios lo que deben hacer, los sistemas tecnológicos y automatización necesarios, etc. Incluso podría necesitar de captación de operarios formados o formar a los existentes, lo que implican más sobrecostes.

Por supuesto, se debe llevar un seguimiento para garantizar que realmente el SGA está reportando beneficios, y en caso de ser necesario aplicar medidas correctoras para todo aquello que esté fallando.

Nuevamente, como ocurre con otros sistemas que implican un cambio en la forma de proceder, se necesita implementarlo de forma efectiva. El despliegue no es sencillo, y hay que trazar un plan de actuación para que el impacto inicial sea el menor. Para eso, se debe realizar un estudio previo de todos los recursos necesarios, costes previstos, hoja de ruta, etc. Algunas empresas menosprecian estos pasos previos y suelen caer en errores frecuentes, lo que les lleva a no obtener los beneficios que esperaban.

Funciones que debe tener un SGA

En un software SGA se pueden destacar varios grupos de operaciones básicos.

Funciones de entradas

Son aquellas funciones del SGA que se refieren a:

• Recepciones: cuando el material entra en el almacén, ya sea desde un proveedor externo o desde la factoría. Incluso pueden ser devoluciones que hayan llegado por parte del cliente, por el motivo que sea.
• Trazabilidad: el material que lleva tiene una información de lote implícita que se debe capturar. Por ejemplo, el número de serie, fecha de caducidad, temperatura a la que debe almacenarse, etc. De esa forma el SGA tendrá la información necesaria para su correcta gestión e identificación.
• Etiquetado: el software también debería ser capaz de generar etiquetas de código de barras para marcar todos los paquetes almacenados. De esa forma se puede manipular la mercancía y reconocer en sistemas automatizados de lectura de este tipo de códigos.

Funciones de ubicación

El SGA tiene otro tipo de funciones una vez el paquete ya está en el almacén y está identificado. Lo siguiente es determinar su ubicación con exactitud para la correcta manipulación y logística. Esto pasa por:

• Gestión de ubicación: se puede gestionar la ubicación correcta de la mercancía dentro del almacén para que esté en el lugar idóneo para su conservación y también para poder gestionarlos. Por ejemplo, algunos materiales podrían ser peligrosos si están juntos, por lo que el software puede optimizar su almacenamiento para que se mantengan alejados y no se comprometa demasiado el espacio y orden del almacén.
• Cross-docking: técnicas para ahorrar movimiento para la carga y descarga en el almacenamiento. Por ejemplo, se puede hacer que una mercancía que llega y que se ha demandado pase directamente desde el área de recepción a la de salida (picking) si es necesario, para evitar que tenga que ser almacenada y luego recuperada.
• Reposición: también optimiza la forma de moverse dentro de la instalación, como el cross-docking, pero en esta ocasión está destinada a la reposición del stock de productos que quedan pocos o se han agotado.

Funciones de control de stock

El software SGA debe ser capaz de dar datos sobre la cantidad de producto que queda en el almacén (stock). Para ello se necesitan funciones como:

• Mapeado del almacén: el software debe tener una “imagen” del almacén con las ubicaciones y cantidad de material almacenado.
• Recuento y cálculo de rotación: un sistema SGA debe tener idea de las rotaciones que se han realizado en un artículo concreto, recuento e inventario.

Funciones de salida

Además de gestionar la entrada del material y los movimientos dentro del propio almacén, el SGA debe ser capaz de gestionar la última etapa de la logística del almacén, es decir, las salidas de productos (picking). Eso implica lo siguiente:

• Gestión de la preparación de la carga. Esto cubre tanto la agrupación de pedidos que vayan a una misma dirección o cliente, para ahorrar en transportes, como gestionar toda la información necesaria para la manipulación y entrega del pedido.
• Etiquetado. el material expedido debe estar correctamente etiquetado para identificar y seguir los bultos hasta su entrega.
• Documentación. En ocasiones se necesita también documentar las salidas con facturas, u otros datos.
• Carga. Por supuesto, los materiales, si no son bienes intangibles, se deben cargar en el transporte elegido para su entrega.

También se debe usar ciertos datos de las salidas para ir variando los datos del paquete. Por ejemplo, saber si ha sido enviado, pagado, entregado, devuelto, etc.

Por cierto, algunos almacenes complejos tienen sistemas avanzados de voice picking, es decir, procesos de preparación por voz que permiten mayor agilidad, así como sistemas de radiofrecuencia. Otros usan métodos pick-to-light para agilizar los movimientos dentro del almacén y hacerlo más dinámico, así como sistemas put-to-light. En el pick-to-light se usan sistemas de luces y números para indicar al operario qué posición tiene que coger el producto y en qué cantidad dentro de los pasillos y estanterías del almacén. En el put-to-light se hace lo contrario, ya que un dispositivo de luces será el que indique al operario dónde dejar la mercancía y en qué cantidad.

Todos esos métodos hacen que la gestión de mercancía sea mucho más dinámica para los trabajadores que operan, ya que esos sistemas son muy visuales y permiten localizar dónde dirigirse en grandes almacenes donde hay miles o millones de productos, con una ingente cantidad de pasillos y estanterías repletas de material.

Otras funciones

Dependiendo del tipo de almacén y actividad de la empresa, el software SGA podría tener algunas funciones extra, o agregarse mediante nuevos módulos o extensiones algunas aplicaciones específicas que necesite una industria concreta.

Algunas grandes compañías, como ya comenté al principio, también optan por desarrollar su propio software de gestión de almacenes. Eso les permite esconder algunos secretos para optimizar la gestión de material y logística. Por lo general, son bastante recelosos de dar detalles o mostrar la interfaz de estos sistemas de software cuando hay cámaras, evitando así ceder información a la competencia.

Por ejemplo, algunas funciones extra podrían ser:

• Optimización de los flujos del material para las líneas de producción. De esa forma, se mejora la agilidad de los procesos internos de la industria,.
• Gestión multialmacenes. En caso de ser una gran empresa logística que dispone de varios almacenes, o que tenga varios espacios separados donde se almacena mercancía diferente, entonces, algunos SGA tienen capacidad para gestionar de forma independiente varios almacenes de forma centralizada. Eso permite también mejorar los traspasos de mercancía entre instalaciones o localizar un producto dentro de la red de almacenes existentes para entregarlo desde donde existe stock sin esperas.
• Algunos SGA avanzados también permiten la multiorganización. Es decir, sistemas inteligentes capaces de gestionar varias organizaciones o empresas pertenecientes a un grupo de una forma unificada.
• Robótica e IA. Algunos modernos almacenes usan robots para el trasporte eficiente y rápido de paquetes, pudiendo manipular cargas de trabajo más pesadas y sustituyendo a los humanos. En esos casos, la IA que opera sobre estas máquinas debe estar entrelazada con el software SGA para que todo funcione de forma correcta.

Algunos otras empresas podrían necesitar desarrollos específicos y adaptados a sus necesidades. Cosas muy particulares que no son comunes y que por ello no implementan los desarrolladores de software SGA habitualmente. No obstante, por lo general el SGA es suficiente versátil y abierto como para adaptarse a todo tipo de empresas.